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La mesa más larga pensada para un evento, va al Guinness!

Greyville Exhibition and Events CompanySiempre es desafío para un organizador, predio, empresa, ambientador, materializar una idea cercana a lo “poco posible”, convertir el evento en mejor de su tipo, más creativo, más espectacular ó más grande! El número de participantes no solo es un problema a la hora de la convocatoria sino una vez lograda, cual es el espacio ideal que pueda albergarlo.

Con esto en mente el predio de exposiciones Greyville Exhibition Center junto a varias compañías de eventos de la ciudad de Durban Sudáfrica, decidieron sentar a 2000 comensales a la mesa y romper el record Guinness! El evento que se realizará el próximo 27 de abril de 14 a 19 hs.,  incluirá un día entero de entretenimiento y bandas de música con un alto nivel de cocina local. Un gran picnic, al aire libre que desplegará 2100 metros de mantel.

Participarán restaurantes, hoteles, empresas corporativas, entidades de turismo, organizaciones de caridad e individuos(también grupo familiar). Lo podrán hacer para sí mismos o para sus clientes y proveedores. Se debe reservar el lugar y elegir del menú previamente. El nombre de cada participante quedará registrado en el Libro Guinness de los Records.

@silastudillo

 

 

 

Eventos con mucho encanto en el Teatro Colón

Ir a visitar el Teatro Colón es siempre un placer, seas extranjero, del interior del país o porteño. Más aún en un año tan “MICE” como es éste, en el que Buenos Aires, ciudad cultural de América Latina, será sede del 54 ICCA Congress (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones) que reunirá participantes de todo el mundo.

Aceptando la invitación de Constanza Ibarra* para visitar el emblemático teatro y sus espacios para la realización de eventos, fuimos muchos los que realizamos más que deseosos la visita. Llegamos al punto de encuentro en una mañana de extremo calor y apuro. Una vez adentro y después de subir las escalinatas, el Salón Dorado nos recibió con un esplendor que ya le conocía y que la reciente restauración destaca de una manera exquisita. Valorado y apreciado el aire acondicionado central (que antes no tenía), seguimos por el Salón de los Bustos donde se encuentra la escultura “El Secreto” de la madre y su hijo. Este es el salón que se utiliza para tomar una copa de champagne en el entreacto cuando hay función.

Finalmente, nos dividimos en pequeños grupos y visitamos los distintos palcos según su capacidad terminando de adentrarnos en el corazón de la magia. Una vez ahí la majestuosidad del escenario iluminado y repleto de músicos me sorprendió, estábamos presenciando el ensayo de la Filarmónica de Buenos Aires. El tiempo se detuvo definitivamente. Ante semejante espectáculo visual (el escenario, la araña, la cúpula, las butacas…) y la acústica que permite que un simple acorde suene como si lo tocaran a tu lado, se hizo difícil dar por terminado el recorrido.

La limitación para la contratación de los salones está dada según el calendario de funciones, pudiendo ser el caso de reservar un sector para un evento privado exclusivamente, o como parte de una función. Con el correspondiente permiso (como suele hacerse en otras locaciones como museos) se puede contemplar un servicio de catering (cocktail frío) y bebidas.

* Gerente Operativa Turismo de Reuniones – Ente de Turismo de la Ciudad de Buenos Aires
Teatro Colón

@silastudillo

Estamos de Fiesta! presupuesto y evento

Se acerca el fin de año y con él llegan las fiestas de las empresas por el cierre del año, y los eventos sociales por el buen clima, aunque hay que tener en cuenta estas fuertes lluvias, cada vez más frecuentes. Es una época de bastante trabajo para todos y eso está muy bien, especialmente en un año en que todos señalan como fluctuante…atípico, con períodos de mucha actividad o muy poca. Estoy pidiendo presupuestos para una fiesta de cumpleaños especial, poco habitual en mí ya que hago eventos corporativos, pero es un pedido personal a lo que no me puedo negar…y en verdad me encanta! Me ayuda en la ambientación Valeria Castro (http://blogs.infobae.com/espacio-feliz/) y eso hace todo mucho más fácil, la creatividad fluye, las ideas se simplifican y se convierten en realidad.

MICE

Hay muchas alternativas de proveedores para nuestros eventos y pedir presupuestos debería ser bastante sencillo, sobre todo al elegir empresas que tienen trayectoria, buenos clientes y experiencia. Nada más cómodo que hablar un mismo lenguaje para entenderse y  escuchar los requerimientos. Sin embargo, noto que algunos proveedores están muy apurados, ocupados, con poco tiempo para detallar…mucha web, mucho formulario y nada de servicio. No es lo mismo que al mencionar un catering de finger food te propongan pizza, ni al mencionar sillas blancas… te ofrezcan livings. La frase “iluminación general” no da idea de nada…Algunos dicen que el diablo está en los detalles, otros que la magia. La diferencia hace que elijamos y que nos elijan. Trabajemos con los detalles que no hay tiempo que perder. Estamos de Fiesta!

@silastudillo

Te podemos enviar una propuesta para la fiesta de tu empresa y te vamos a escuchar!

Cómo conseguir Sponsors?

Para conseguir Sponsors debemos comenzar con una frase simple: “Mi evento es Tu evento”

1-Conocer qué quieren?

Los potenciales sponsors desean ser parte de tu evento porque esperan ver algún tipo de retorno de la inversión, preferentemente uno grande. Mientras no puedas darles una garantía de retorno, podés darle un poco de tranquilidad haciéndoles saber el poder de compra y capacidad de decisión de los asistentes al evento. Eso hará que los contratos de sponsoreo se aceleren.

Una vez que tengas la atención de algunas empresas, necesitás crear las propuestas de sponsoreo. Evitá los sponsoreos clásicos, y armá paquetes específicos con el target de las empresas involucradas. La clave es escuchar qué quieren teniendo en mente no ir más allá de los objetivos del evento. Cuando salgas a buscar el potencial de los sponsors, hay que estar atentos a ver si tienen ideas que le den más innovación a tu evento y ayudarlos a alcanzar sus objetivos de marketing. El trabajo en equipo con los sponsors es muy importante, ellos recordarán que los involucraste para que sus necesidades fueran satisfechas.

2-No los trates como un Cajero sino como Socios

El trabajo en equipo junto a la claridad de los objetivos lograrán un evento exitoso. Algunas veces para tenerlos de tu lado tenés que demostrarles que son parte de tu equipo y no sólo los que lo financian. Esto significa darles un poco más. Por ejemplo una mesa de demostración durante el almuerzo, un envío de mail una semana antes del evento, una entrevista en el predio. La posibilidad de co- generar contenidos para publicar antes y después del evento.

3-Convencerlos con el correcto argumento y con el suficiente tiempo

Entender que el abordaje deber ser diferente como lo son las empresas y los contactos. Por ejemplo una persona de ventas responde positivamente a las visitas. Al abordar a personas de marketing debemos hacerlo con datos concretos, resultados basados en el pasado y valor agregado. Cada uno tiene distintos objetivos que deben lograr para alcanzar el éxito. Así que preparémonos para enfrentar diferentes estrategias. Debemos saber el target de nuestra audiencia y cómo se comporta (qué comprarán). Muchos sponsoreos se definen en el último cuarto del año por eso hay que armar el plan con anterioridad a estos tiempos ya que la decisión puede demorar.

4-Dónde encontrarlos?

Ahora que tenés un plan hay que saber dónde buscarlos. Investigar. Qué compañías tiene sentido sumar y si pueden referir a otras. En redes sociales Linkedin es la mejor manera de encontrar las empresas por grupo. Podés ver sus intereses y qué negocios hicieron con anterioridad. Es buena idea crear un comité asesor, que aporte sponsors que a su vez servirá para atraer a otras empresas.

El Sponsoreo siempre debe ser una situación ganar-ganar. El evento gana en financiamiento y agrega nuevos servicios, entretenimiento o aprendizaje para los participantes y por parte de los sponsors, se generan oportunidades de nuevos negocios, visibilidad de la marca y buen ROI

Fuente: We think at Etouchesla foto (1)

Bohemia porteña en eventos corporativos

Invitados por Constanza Ibarra, turismo de reuniones del GCBA, acordamos encontrarnos en la parada del Bus turístico de la ciudad, Mi primera vez, siempre lo veo pasar y pienso que tengo que tomarlo…Esta vez subí, después de ver cómo llegaban al lugar cantidad de turistas y previo sacar fotos a pedido… como suele pasar en estos casos.

Fuimos directamente al Centro Metropolitano de Diseño (CMD), en el barrio de Barracas, barrio industrial en el pasado, ligado al puerto y a los ferrocarriles.  El CMD es una fábrica reciclada donde funcionaba el ex Mercado del Pescado. Me hace acordar a proyectos urbanos que hemos visto en otras ciudades como New York o Londres. La diferencia es que está en Buenos Aires, para nosotros, es parte de nuestra identidad, nuestra bohemia, esa que humildemente creo, todavía nos falta tirarnos de cabeza, como Robben, delantero de Holanda, generando penales en Brasil (perdón es que este mundial de fútbol  tan polarizado entre Europa – Latinoámerica, me tiene atrapada)

El Lugar te invita a entrar apenas pasás por la puerta y ves la gran nave central,  mezcla de materiales y sensaciones: metal vidrio, transparencia, luminosidad. A medida que avanzás, encontrás las distintas Escuelas de Oficios: Gráficos, Alta Costura, Muebles, Textiles. Gente con manos a la obra, de todas las edades y sectores. También hay una zona de Laboratorios de Incubación para proyectos físicos basados en diseño, creatividad e innovación.

Toda esta Industria Creativa sirve de marco ideal para llevar acabo eventos corporativos en un ambiente bohemio y vanguardista. Si tenía dudas, acerca de las prestaciones que pudiera brindar un predio no convencional de estas características, las fui dejando de lado al visitar los numerosos salones,  llamados “barcos”, que cuentan con todo lo necesario para hacer reuniones con soporte audiovisual y mobiliario incluido. Los salones bastante distintos entre sí, tienen una capacidad aproximada de 100 personas, y el Auditorio hasta 250. Hay una zona abierta que balconea sobre la nave principal que es ideal para muestras, o actividades que requieran de un servicio catering. Todos los espacios son originales, luminosos, sin esa sensación de encierro que podemos sentir en otros lugares más tradicionales. Técnicamente el CMD cuenta con 14.000 m2  distribuidos en 12 Espacios para realizar eventos en simultáneo y 3.000 m2 para exposiciones y muestras. Aulas, talleres y laboratorios.

Cuenta con un servicio de Catering que es el mismo de la Usina del Arte, Teatro Colón, etc. Aunque también está la posibilidad de contratar uno externo. Respecto al estacionamiento, está permitido hacerlo en toda la zona alrededor del predio. Ah… me olvidaba WI-FI gratis en todo el edificio!

Invitaciones Corporativas y Protocolo #Tips

Si bien sobre gustos no hay nada escrito (como dice el dicho), sí lo hay y mucho, sobre protocolo. Las empresas quieren que sus convocatorias sean exitosas y que su imagen y marca sea cuidada al máximo a la hora de enviar  invitaciones. La variedad y forma estará dada por el tipo de evento y los invitados, pero he presenciado largos debates y dudas aterradoras a la hora de escribir simplemente el nombre de las personas. Por eso quiero compartir esta invitación de Louis Vuitton que me encantó, en papel, manuscrita con tinta en cursiva inglesa y que incluye un #hashtag. Una linda mezcla que ningún profesor de protocolo  le enseñaría a sus alumnos de “Organización de Eventos”

Louis Vuitton

La manera de comunicar cambia aceleradamente al ritmo de la tecnología, como también el trato hacia las personas, que es más natural y fluido, pero ninguna empresa querrá pasar ciertos límites y es ahí donde empiezan las dudas. ~Copiemos lo que hicimos la última vez! Es una formula que no fallaba antes, pero sí puede fallar hoy en día…

No me gusta dar Tips porque los encuentro un poco mentirosos..pero como soy rebelde hasta con mis propias ideas, voy a compartir algunos que verdaderamente uso.

Tip1- Somos todos iguales- No es verdad, algunos son “Doctores” (discutiremos si médicos o con doctorado en cualquier carrera), otros Ingenieros, Arquitectos, “Funcionarios” Ministros, Senadores, Diputados (ahí un poco de teoría protocolar no vendrá mal), presidentes de empresas con o sin títulos, etc. Evitemos los cargos, sólo hay que usarlos para autoridades gubernamentales que vienen en función de su calidad de tal. Los demás son Señores,  pero tampoco pondremos “Sr. Juan Perez” de acuerdo al Tip2.

Tip2-Si a los hombres los denominamos  Señores independientemente de su profesión o cargo, las mujeres son Señoras. A ninguna mujer profesional, menor de 30 años soltera, le gusta recibir una invitación que diga “Sra. María López”. No definamos de antemano. Todos tenemos nombre y apellido. Invitemos así, y con muchísimo cuidado de escribirlo bien.  Nadie quiere ver su nombre mal escrito.

Tip3- Cuando queremos hacer una invitación para 2, tengamos en cuenta que si bien antes se invitaba “Sr. Juan Perez y Sra” y si alguno no le iba el formato, no sonaba muy mal. Hoy eso, es meterse en problemas. Primero porque hay que saber si la tiene, si es viudo, si se separó, si es gay o si es una mujer a quien debemos dirigirnos en primer lugar. El machismo va dejando lugar a nuevos escenarios en general y en lo corporativo en particular. Por eso en este caso la manera correcta es: Juan Perez y acompañante ó  María Lopez y acompañante. Como tan bien se indica en esta invitación de la Embajada de Finlandia que recibí en ocasión de un evento.

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Tip4- Si estás en España el trato de Don y Doña está muy bien visto y percibido, y evita lo mencionado en Tips 1 y 2.

Tip5- Vip y No Vip. Nada peor que hacer esta división. Necesitamos por distintos temas operativos identificar a los participantes y su condición pero lo peor que nos puede pasar es que nuestros colaboradores lo digan a viva voz, o se note la diferencia en el evento. Todos son vip, todos tienen que sentirse privilegiados, e igual de importantes…. sino habremos fallado.

Por lo tanto Tip6 y último…NO dividir la lista de invitados. Con estos tips básicos arrancamos. Seguramente los que confeccionaron la invitación de Louis Vuitton se habrán preguntado…¿Corresponde poner el #hashtag del evento en cursiva inglesa a mano, en una invitación en papel?

Como elegir un Centro de Convenciones Hoy

Los Centros de Convenciones fueron todos creados iguales, algunos más grandes que otros, algunos muy nuevos, otros mejores situados. Distintas versiones, mismas facilidades: Predio céntrico con sala plenaria y escenario, hall de exhibición, y algunas salas de conferencia más pequeñas. Pero así como no hay dos reuniones iguales, tampoco los centros de convenciones deberían serlo. Hoy en día las convenciones se han vuelto “Sociales Digitales y Motivadoras” por ende los centros empiezan a adaptarse a este formato y brindan más cantidad de recursos. Con esto en mente, los mejores centros de convenciones son normalmente los más flexibles, lo que significa que los organizadores de reuniones deberán elegir no sólo basándose en el tamaño y ubicación, sino también en la versatilidad.

Toda área con disponibilidad para una convención está empezando a ser vista como un Espacio de potencial aprendizaje, que fomenta  la “Conexión y Construcción de la comunidad involucrada en el Evento“. Los más modernos se caracterizan por tener paredes donde se pueda escribir en ellas, muebles que puedan ser removidos fácilmente y los halls, pasillos y zonas de comunicación entre una sala y otra,  han dejado de ser vías de tránsito, para convertirse en áreas donde los participantes son animados a interactuar. 

Por eso a la hora de elegir predio empecemos con las preguntas clásicas: Cuántos entran? Tiene fácil acceso? y sigamos bastante más allá…Los clientes esperan nuestro asesoramiento y los participantes la mejor experiencia!

Fuente: Successful Meetings

Convencioneshoy

Aprendizaje asistido por caballos…para Empresas!

Llegamos tempranito al Malba, punto de encuentro para partir en dirección al campo, donde nos esperaban para comenzar la experiencia con caballos. Invitados por un importante hotel en Carmelo Uruguay y a instancias de compartir un evento distinto decidimos participar, en una fría mañana de niebla que invitaba sólo a tomar un café caliente, de esos que agarrás con 2 manos no importa quién esté delante! Y así fue.  Al llegar ya había otras personas deleitándose con roscas de grasa, medialunas y pastelitos rellenos con dulce, un desayuno acorde al lugar y al invierno. los caballos relinchaban a lo lejos y los más variados pájaros hablaban entre ellos. El sol apenas asomaba entre las nubes y agradecí haber agarrado los guantes a último momento. El tiempo comenzó a lentificarse como suele pasarme cuando estoy en contacto con la naturaleza. Nos reunimos y comenzamos a familiarizarnos con la propuesta de trabajo. Estaba abierta al aprendizaje pero con ciertas reservas, me gusta conocer de antemano qué va a pasar, reflexioné que hacer algo con otros seres vivos, para mi imaginario “casi salvajes” (digo por los caballos)  era parte de empezar a ceder cierto control y contactar con lo que se presentara sin ninguna teoría al respecto. Eso se esperaba de mí? Yo qué esperaba? y el resto del grupo? Como la actividad se llama Equinsight pensé que ir  haciendo algo de insight no estaría mal, pero no tenía la menor idea dónde entraban los caballos en todo esto.

No voy a arruinarles la experiencia por si tienen la oportunidad de hacerla, así que no voy a dar detalles de lo que pasó. Sólo les voy a contar que es una actividad dinámica y vivencial, distinta cada vez.  Los caballos son seres altamente sensibles, capaces de descifrar y reflejar nuestro lenguaje corporal. El trabajo que se realiza permite reflexionar acerca de emociones y patrones de comportamiento, para así generar nuevas conductas y estados emocionales que sean funcionales con el logro de objetivos personales y profesionales.

Es especialmente recomendado para grupos de trabajo al hacerlo en un entorno natural, lejos de la oficina, sin celular (no se asusten, sólo por un rato).  El “facilitador” es clave para que los participantes logren los objetivos propuestos, es así que Diego Furlani nos guió con total naturalidad por las distintas variables posibles: Autoconocimiento, Liderazgo Natural, Inteligencia Emocional, Lenguaje Corporal, Confianza y Autoestima, e Integración…mientras tímidamente me sacaba un guante y acariciaba la tibia cabeza de un caballo. Te animás?

Caballos

 

 

Grandes eventos, pequeños gestos y un cliente que muda oficinas!

Acostumbrados ya a acompañar a nuestros clientes en la organización, producción y coordinación de sus eventos, uno de ellos, de los más representativos, mudaba sus oficinas a una nueva ubicación.

Sabemos que este tipo de situación afecta a todos los empleados generando diferentes reacciones. Curiosidad, adrenalina, malestar, felicidad. Sin embargo el ser humano por naturaleza acostumbra poner resistencia a cualquier tipo de cambio que se le presente. Romper con sus rutinas, sacarlos del espacio al que iban cada mañana, modificar el viaje. Todo eso genera estrés. Muchos pueden verse beneficiados y habrá otros que no y por más que el nuevo lugar sea innovador, divertido y moderno, no se puede negar que a los cambios hay que acostumbrarse.

Popcake minion

Pensando en esto y en nuestro cliente, buscamos la manera de hacerles saber que de algún modo los estábamos acompañando en este cambio, que la nueva distancia no nos alejaría, que queríamos acercarles una sonrisa y hacerles saber que estábamos allí, con ellos.

Pero llegar a cada uno de los integrantes no era tarea fácil. Más de 200 personas representaban un desafío, por lo que nuestro equipo de eventos se puso a pensar en un un pequeño gran gesto que pudiera representar nuestra intención.  Así fue como enviamos a cada uno un “popcake” acompañado de un mensaje y fue entregado en cada escritorio por actores de teatro y stand up que supieron robarles unos minutos para desestresarlos, divertirlos y entregar nuestro presente. 
Para hacer eventos que impacten en la gente no hace falta pensar en grandes cosas, pero si ser creativos. 

Gracias Agustina de la Vega por inspirarnos! ;)

 

 

Buenos Aires y La Industria de las Reuniones

Buenos Aires

MICE, Industria de las Reuniones, Turismo de Negocios, son muchas las denominaciones que se le dá a un Sector dedicado a la realización de actividades laborales y profesionales de las mas variadas Industrias con el objetivo primordial de hacer Negocios.
Ferias, Convenciones y Exposiciones son sus exponentes más codiciados. Estos grandes Eventos generan un movimiento económico que va más allá de de la Industria que motiva el encuentro. Es así que ciudades, organizadores y predios compiten por ser Sede de estas Reuniones.

Se necesita una gran infraestructura para poder recibir a tantos participantes. Viene a mi mente “Las Vegas” será por la reciente pelea de Mayweather con el Chino Maidana… y porque es sede de muchos eventos, especialmente “Incentivos”, a los cuales no había mencionado antes.
Pero no es de las Vegas de lo que quiero contarles sino de Latinoamérica, Argentina y Buenos Aires en particular, la cual es protagonista y compite codo a codo con grandes ciudades del mundo a la hora de proclamarse sede de algún importante evento.
La ciudad cuenta con 3 predios Feriales: Centro Costa Salguero, Centro de Exposiciones del Gobierno de la Ciudad y Predio La Rural. Lo que suma más de 100.000 m2 de superficie total.
Además de una gran oferta Hotelera de 4 y 5 estrellas (con más de 300 salones y capacidad hasta 2700 personas)
Otras opciones que han crecido en los últimos años son los “Espacios no Convencionales” va de ejemplo la Usina del Arte, donde recientemente la Empresa Sponsor de Las Leonas y Leones, seleccionados de hockey sobre césped, lanzaron la camiseta nueva que usarán en el mundial de Holanda. (Ya sé que pensaban que el único mundial que existe este año es de fútbol y en Brasil!)

Sin dudas la Industria de las Reuniones esta creciendo en cantidad y calidad y Buenos Aires se perfila como la de mayor desarrollo del Hemisferio, donde Empresas organizadoras y realizadoras, responsables de predios, operadores de viajes de incentivos y de turismo corporativo vienen trabajando para que este crecimiento sea cada vez mayor.. y lo están logrando!