Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la auto-disciplina de los empleados.

Según el libro Gemba Kaizen, 5S puede reducir los defectos hasta en un 50%. Fue creado por Hiroyuki Hirano.  Puede ser útil tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa. 

Ordenar y limpiar es quizás una de las tareas que uno menos quiere hacer, y seguramente es la última tarea que uno pensaría en estandarizar. Sin embargo, 5S es una de las primeras herramientas de la metodología LEAN que se recomienda aplicar, ya que es simple y permite generar la cultura de eliminación de desperdicios. Produce resultados tangibles y cuantificables para todos, y el cambio es fácil de identificar visualmente en el corto plazo. Gracias a 5S el personal empieza a entender la importancia de los pequeños cambios, y que su entorno depende de él mismo. Los empleados suelen no preocuparse por mantener el orden de su lugar de trabajo porque esperan que otro lo haga por él, no va  a reconocerse como responsable de su mantenimiento a menos que la gerencia se lo haga ver de este modo, y 5S es el método ideal para transmitir este mensaje.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes, o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

El acrónimo 5S corresponde a las iniciales en japonés de los 5 pasos de la herramienta:

Seiri: eliminación. El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o  son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven.  Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo. Las herramientas más usadas pueden ubicarse en un estante de la planta en un gancho especial, y los menos usadas pueden dejarse en un estante del pañol.

Seiton: organización. El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos, y se note a simple vista cuando no están en su lugar. La implantación de la organización implica  marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje, y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc. Es muy útil no sólo para organizar el flujo de trabajo sino también facilita encontrar documentación, herramientas o insumos cuando alguien está ausente. Quizás recuerdes un capítulo de Los Simpsons en el que iban a la casa de veraneo de Flanders, y encontraban posts-it en toda la casa que le decían qué hacer y cómo.  Podríamos decir que Flanders aplicó la etapa de organización asignando “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

Seiso: limpieza. El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar si un motor pierde aceite, si existen fugas, tornillos o cables sueltos.

Seiketsu: estandarización. El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica seguir un método para mantener el orden y optimizar el tiempo dedicado a ello. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo. En una fábrica donde se forma viruta o material de descarte constantemente, se puede definir limpiar antes de cada descanso y en la última media hora del turno.

Shitsuke: disciplina. El objetivo del último paso es convertir en hábito los métodos definidos. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos, y d la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden colocar luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para  ver el interior de las máquinas y diseñar un sistema permanente de auditoría.

Implementar 5S es el primer paso para implementar LEAN o el TPS (Toyota Production Sytem) en una empresa. Es simple de explicar a los empleados y transmite los fundamentos de la filosofía de calidad japonesa. Lo he aplicado tanto en una oficina como en un taller mecánico. No requiere inversión y puede generar grandes ahorros, ¿por qué no implementarlo hoy mismo?

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

Directora de Biztorming Training & Consulting

* Infobae no se responsabiliza por las opiniones vertidas por los columnistas, como así tampoco por el contenido de las publicaciones.

 La metodología lean habla de 8 desperdicios o formas de perder dinero que es bueno tener en cuenta. Seguro que varias de ellas están reduciendo tus ingresos silenciosamente.

1. Los defectos, retrabajos y el scrap: Esta forma de desperdicio es plenamente conocida por los empresarios, pero es difícil de cuantificar. No sólo incluye el costo del material irrecuperable, sino también el tiempo de las personas involucradas y el tiempo de las máquinas que podría usarse para nuevos productos. También toma tiempo inspeccionar los productos, definir el nivel de defecto y decidir si se puede aprovechar algo del material o debe eliminarse por completo, además de utilizar esta información para hacer un análisis para encontrar la causa raíz. Ejemplo: pedimos una gaseosa en el restaurante, nos la traen abierta pero resulta que no era la que habíamos pedido, y deben cambiarla. Se pierde tiempo, material, y hasta un cliente.
2. La sobreproducción: esta pérdida se debe a producir más de lo que se va a vender. Puede deberse por falta de ventas, por falta de planeamiento en la producción, o con el objetivo de no tener a nadie en espera. El problema de la sobreproducción es que genera otros desperdicios, como inventario, movimiento innecesario, transporte etc.
3. La espera: Es muy común ver vendedores que están en el salón parados, esperando que vengan clientes. Es una clara forma de perder el dinero del dueño, a menos que sólo pague por comisión. ¡El tiempo es dinero! Este desperdicio se puede evitar balanceando las tareas, identificando todo lo que hay que hacer y repartirlo entre horas y empleados para aprovechar al máximo la capacidad. Los vendedores pueden, mientras esperan los clientes por ejemplo, leer prospectos de productos, limpiar el salón, actualizar precios, llamar a potenciales clientes, salir a la calle a buscarlos etc.
4. El transporte: el transporte es una de las pérdidas más comunes de tiempo, esfuerzo y dinero que el cliente no valora. Todo material que es transportado de un lugar a otro es una potencial fuente de ahorro. Por ejemplo, se puede determinar cuáles son los productos que salen con más frecuencia de un depósito y ponerlos en la entrada del mismo. Todo el movimiento que ocurre dentro de una fábrica no es valorado por el cliente, pues no va a cambiar el producto que se le entrega, con lo cual reducirlo ahorra esfuerzo y reduce las probabilidades de rotura del mismo por el transporte.
5. El inventario: el exceso de inventario puede deberse a comprar más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un sistema de contabilización del stock, a la compra en cantidad para evitar el efecto de la inflación u obtener un mejor precio del proveedor. Si bien algunas de estas razones son válidas y pueden resultar convenientes, es importante también analizar el costo del manejo de este stock, el riesgo que implica mantenerlo, el costo del espacio,  la mayor probabilidad de robo en el caso de poco control de los depósitos,  también la pérdida de utilidad del producto por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.
6. El movimiento del personal: es similar al transporte, pero se trata del transporte de personas. Tener una sola fotocopiadora para todo un piso implica que todos deben moverse hasta donde ella está. Según el caso o la frecuencia de impresiones, puede ser conveniente tener más impresoras o evaluar ubicar la única en un lugar estratégico en el medio del piso para que todos lleguen con el menor movimiento posible. En una fábrica, si los procesos no están bien organizados secuencialmente también pueden hacer que los operarios pierdan tiempo moviéndose entre una actividad y otra o quizás yendo al depósito a buscar materia prima (se puede evitar usando “puntos de almacenamiento” cerca de la celda de trabajo). También es un ejemplo el tener las tazas lejos del café. Si cada vez que quiero un café debo ir a otro armario a buscar las tazas estoy perdiendo tiempo.  Si las tazas siempre se usan con la cafetera, es conveniente poner varias tazas junto a ella. Es importante en el análisis de este desperdicio tener en cuenta el tiempo que se pierde con cada movimiento, y la frecuencia con que se repite el mismo.
7. El exceso de procesamiento: a veces agregamos pasos a la producción de un producto pensando que mejoramos el producto, pero no siempre es así. Quizás sólo le estamos agregando valor al producto pero el cliente no está dispuesto a pagarlo, o no percibe la mejora. Lo que hace que no podamos recuperar el valor invertido, o perdamos clientes porque no pagan el precio que ponemos. Ejemplo: vamos al teatro y cuando nos dan el ticket nos lo entregan adentro de un sobre. Seguramente, como usamos el ticket en el momento, vamos a tirar el sobre. Evidentemente el sobre fue un costo extra que no valoramos.
8. Las ideas de los empleados: dejé para lo último este desperdicio porque seguro es el menos esperado. Los empleados son los que saben las mejoras que se pueden hacer, pero si nos los escuchamos cuando ellos proponen ideas, nunca lo vamos a saber. Para evitar esta pérdida, debemos fomentar la propuesta de ideas de parte de los empleados, escucharlas y poner en práctica las que sean realizables. Si no, no sólo vamos a perder ideas sino también empleados.

¡Ahora, manos a la obra, a buscar costos que puedan reducirse!

Si estás interesado en tener más información sobre esta propuesta, el miércoles 26 de marzo a las 15hs voy a estar dando un Workshop en la Expo de Economía, Finanzas e Inversiones. ¡La entrada es sin cargo! Pueden inscribirse en www.expoefi.com

¡¡Éxitos!!