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¿Qué nos sucede frente a los cambios?

Luciana Paulise — Wed, 29 Oct 2014 04:14:48 +0000

Este es un tema recurrente que sucede a todas las personas y que por lo tanto atraviesa a todas las empresas diariamente.

Dado que las empresas están conformadas por personas, es interesante ver cómo nos impactan los cambios en nuestro día a día laboral.

Los cambios pueden motivar a algunas personas, por ejemplo, para hacer nuevas cosas, pero al mismo tiempo pueden generar miedos. Miedo a equivocarnos o no tomar las decisiones correctas, al que opinaran los demás y un sin fin de otras cuestiones.

Sin embargo, la mayoría de las veces nos toca adaptarnos a los mismos. Los cambios tienen como objetivo un crecimiento, pero ello a veces no es visto así por algunas personas y al ser considerados impuestos por otros o por nuestro entorno, ello genera muchas veces resistencia.

En la actualidad los cambios ocurren ágilmente. Nos encontramos en un mundo globalizado donde la información se viraliza en pocos minutos por todo el planeta. Por ello, imaginemos en el ámbito de una organización que un acontecimiento en un sector determinado enseguida llega a otros muchas veces hasta distorsionado.

Así ante un posible cambio o acontecimiento posiblemente los escépticos dirán “esto no es posible”, “no se puede”. Es decir, que ofrecerán una resistencia inicialmente. Y en el otro extremo habrá quienes se entusiasmen con un nuevo desafío.
El líder de este grupo de gente tendrá que lograr que todos logren subirse al mismo barco para llevarlo a destino sano y salvo.

Asimismo, dado que cada los cambios nos involucran permanentemente, es un factor clave del éxito poder trabajarlos con nuestro personal, nuestros proveedores y nuestros clientes.

Comparto aquí algunos ejemplos e ideas que pueden aplicar en sus empresas y/o emprendimientos. Una buena opción es apelar a la creatividad!

La empresa Volkswagen en Estocolmo, realizó un desafío dado que no se usaba la escalera fija que conducía al subterráneo. Toda la gente iba por las escaleras mecánicas y el ascensor y nadie usaba las escaleras fijas.

La división creativa de Volkswagen desarrolló entonces la siguiente idea: Montó sobre la escalera fija un piano, el cual cada escalón era una nota del piano.

Al montarse el piano, cuando la gente pisaba cada escalón sonaba una nota y empezaban a formarse melodías. Así niños y adultos se divertían tocando música al mismo tiempo que subían y bajaban por la escalera fija.
El uso de la escalera fija se incrementó un 66%.

Así vemos que algo que parecía muy difícil, ya que la gente por costumbre o comodidad usaba las escaleras mecánicas o el ascensor, a través de un cambio innovador pudieron adaptarse al cambio y utilizar las escaleras.

Podemos llevar esto mismo a nuestros trabajos. Es muy habitual que la gente haga las tareas cotidianas de tal o cual manera porque siempre lo hizo así o porque no sabe o no se le ocurre otra manera de hacerlo.

Es importante en estos casos, ayudar a la gente e incentivarla para que puedan pensar y cuestionarse la forma de realizar las tareas, para poder revisar y definir si las mismas son realizadas así por costumbre y/o comodidad o bien pueden realizarse de otras maneras más eficientes, más llevaderas, o con objetivos de mejorar algún aspecto de la empresa o la satisfacción de los clientes.

Hoy en día indispensable entrenar al personal en este aspecto, para poder anticiparse a los problemas que pudieran sucederse y así estar a la vanguardia, en crecimiento permanente y generar una ventaja competitiva frente a los competidores.

También es necesario cuando realizamos algún cambio que impacta en los clientes explicarles el motivo de los mismos de manera que ellos los perciban más favorablemente.

Por otro lado también deben trabajarse los cambios con los proveedores para encontrar en ellos aliados de mejoras.

Hay muchos aspectos que se pueden trabajar sobre esta temática, pero al menos se puede empezar por alguna. ¿Cuándo te toca empezar a cambiar a vos?

Verònica Rosin & Luciana Paulise

www.biztorming.com

8 pasos para cambiar con éxito

Luciana Paulise — Wed, 15 Jan 2014 01:08:50 +0000

Muchas veces sabemos que algo en nuestra empresa está mal, pero no lo cambiamos por miedo a generar problemas, resistencia de la gente o empeorar aún más. Pero definitivamente, no hay que tener miedo, si vemos que un proceso se podría o debería hacer mejor, debemos intentarlo. Para evitar complicaciones y que el cambio perdure en el tiempo, estos 8 pasos pueden ayudar:
1. Conocer bien el proceso (o actividad) actual. Buscar primero si ya hay documentación sobre el proceso, sino entrevistar a los involucrados en el mismo para investigar por qué se hace así, y por qué no se ha cambiado aún. Quizás se necesita mucha inversión en tecnología, o simplemente “siempre se hizo así”.
2. Entender por qué se quiere cambiar el proceso actual. Puede ser por un requerimiento legal, por quejas del cliente o por reducción de costos. La razón va a ser el “pasa-no-pasa”, ya que determina si el cambio debe
hacerse sí o sí, o depende del costo-beneficio.
3. Definir el nuevo proceso. diseñar el nuevo proceso y documentarlo, para explicar el cambio a los empleados afectados, y asegurarse de que entienden el cambio.
4. Lograr el acuerdo y compromiso de todos los involucrados. Lo ideal sería definir el proceso entre todos los involucrados en el mismo, para asegurarse que están de acuerdo con los cambios y que no impacta negativamente en ningún otro proceso asociado. Los procesos siempre tienen tareas que se hacen antes y tareas que se hacen después, por lo que un cambio puede afectar a estas tareas relacionadas. Involucrar también a las personas que hacen estas tareas y consultarle si el cambio les impacta y pedir sugerencias.
5. Medir la performance del proceso. Buscar una forma de medir el proceso, para poder comprobar si con ese cambio el proceso mejora o no, y si se mantiene en el tiempo. Por ejemplo, si el objetivo era reducir el tiempo para la producción de un bien, medir si se redujo realmente con el cambio, y establecer una metodología para continuar midiéndolo y poder observar si elcambio se mantiene o si produce un retraso en otro punto.

6. Capacitar a la gente. Entrenar a todos los involucrados y documentar en un instructivo o manual los pasos para que quede registrado para otros empleados en el futuro, o para que los empleados actuales puedan revisar el
proceso en caso de dudas. Suele pasar que como no se acuerdan de los cambios o se olvidan de los mismos, los empleados vuelven a aplicar los viejos métodos y todo el cambio queda descartado, mientras que la gerencia
confía en que se ha implementado con éxito. Luego, si el punto 5) se cumplió bien y se está midiendo, vuelven a aparecer las demoras y no se entiende por qué. Normalmente se le echa la culpa al nuevo procedimiento y la gente se desmoraliza por el tiempo perdido. Es por eso que este punto es uno de los más importantes para asegurar que el cambio perdure y la moral de los empleados también.
7. Definir cuándo se implementó el cambio. En el método de medición, buscar señalar la fecha de implementación o momento de cambio, a partir el cual empezarían a verse las mejoras. De esta forma puedes verse claramente la efectividad del cambio.
8. Medir, analizar y controlar. Continuar utilizando el método de medición luego de implementado. Comparar las nuevas mediciones con las anteriores al cambio, y analizar si fue suficiente el cambio, si todavía falta mejorar algo. Si se utilizan gráficos de control, se pueden modificar los límites según los nuevos valores. Como se menciona en el punto 6, puede que a veces los empleados vuelvan al proceso anterior. Esto puede verse claramente en un gráfico o tabla de medición pues se vuelve a ver la misma performance que antes del cambio. Si es así, verificar el proceso personalmente con los empleados.

Estos 8 pasos son fundamentales para que los cambios sean efectivos y para fomentar las mejoras en el futuro. Esto es porque si un cambio se implementa de forma deficiente y no trae los resultados deseados, los empleados se frustran y no quieren ser parte de ninguna otra mejora, y los directivos también van a resistirse a cambiar. Por el bien de la organización, buscar continuamente cambiar procesos ineficientes es un deber si se quiere ser rentables y competitivos.

Por último, les recuerdo las frases del libro “Quién se ha comido mi queso” de Spencer Johnson, Bestseller mundial:
• El cambio ocurre
• Anticipate al cambio
• Monitorea el cambio
• Adaptate rápidamente
• Cambia
• Disfruta el cambio
• Preparate para cambiar y cambiar y seguir cambiando!

Les deseo lo mejor en esta semana, ¡Disfruten el cambio en sus vidas y en sus trabajos! Para consultas o sugerencias me pueden contactar a Luciana@biztorming.com.ar