El Análisis de Modo de Fallas y sus Efectos busca reconocer y evaluar la falla potencial de un producto o proceso, identificar acciones que pueden eliminar o reducir la potencial falla y documentar el proceso entero. Se utiliza para prevenir defectos, mejorar la seguridad, disminuir costos, reducir los tiempos de desarrollo  y por consiguiente incrementar la .,satisfacción del cliente. Este análisis puede hacerse tanto durante el diseño del producto (recomendable) como para un producto existente que recibe muchas quejas de los clientes.

El AMFE empezó a ser utilizado en la década del ’40 por la milicia estadounidense, y luego la técnica se siguió desarrollando por la industria aeroespacial y la automotriz. El “Modo de fallas” es la forma en que algo puede fallar.  Las fallas son los errores o defectos actuales o potenciales. El análisis de sus efectos se refiere al estudio de las consecuencias de los defectos, Los defectos se priorizan según la seriedad, la frecuencia de ocurrencia y la facilidad de detección.  El objetivo es eliminar las fallas más serias y frecuentes antes de que ocurran. También se utiliza para documentar las fallas ya conocidas y las acciones tomadas para evitar recurrencias y mejorar continuamente.

Un AMFE busca todas las maneras en que un proceso o producto puede fallar. Por ejemplo, un tostador de pan puede fallar en diferentes maneras.

• Un corto en el cordón eléctrico.
• Los alambres queman el pan sin importar a que temperatura se le programe.
• El mecanismo de extracción es muy sensitivo y lanza el pan tostado fuera y sobre el mostrador.

Fallas también pueden ocurrir cuando el usuario comete un error, y es sensato incluir los dos tipos de falla en un FMEA. Todo lo que se pueda hacer para asegurarse que el producto funciona correctamente, sin importar como el usuario lo utilice, moverá al producto más cerca del 100% de satisfacción.

¿Cómo hacer un AMFE?

1. Revisar el proceso: reunir a un equipo, dé a cada miembro una copia del plan del producto o hacer que lo prueben para ver cómo funciona.

2. Realizar una sesión de tormenta de ideas: todos deben preguntarse ¿cómo puede fallar el producto? Y proponer las ideas, por más descabelladas que parezcan.

3. Listar efectos potenciales de cada modelo de falla: Listar los efectos potenciales de cada falla mencionada. Si una falla tiene más de un efecto, escribir que cada uno aparte en cada línea.

4. Asignar un valor de severidad a cada efecto: Dar a cada efecto un valor de severidad del 1 a 10, siendo 10 el más severo)

5. Asignar un valor de ocurrencia por cada falla: determinar la posibilidad de que una falla ocurra y asigne un valor apropiado (desde 1 a 10, siendo 10 el más posible). Utilizar información de proveedores, estudios de clientes, experiencia de los empleados y competidores si hace falta.

6. Asignar un valor de detección a cada falla y efecto: Listar todos los controles que existen actualmente para prevenir ese defecto, si es que hay, y asignar un valor de detección (desde 1 a 10, siendo 10 el menos posible de detección).

7. Calcular el número riesgo de prioridad (NRP) para cada efecto: Multiplicar estos tres valores (el valor severo por el valor de ocurrencia por el valor de detección) para calcular el NRP.

8. Poner las fallas en orden de prioridad para la acción: Según el NRP decidir con qué fallas trabajar primero.

9. Tomar acción para eliminar o reducir las  fallas: Determinar que acción tomar con cada falla, asignar una persona y una fecha para tomar la acción.

10. Calcular el NRP que resulte cuando las fallas se reduzcan o se eliminen: Cada vez que se tome acciones para reducir los riesgos, recalcular el NRP si hace falta.

Con estos diez pasos se puede ahorrar muchos dolores de cabeza, costos y pérdidas de clientes, ¿por qué no intentarlo?

Éxitos!!

Luciana Paulise

Luciana.paulise@biztorming.com.ar

¿Qué riesgos puede haber?

• Organizacionales, es decir que afecten a toda la empresa, como legales, problemas con los sistemas de información, seguridad.
• Estratégicos, debido a un planeamiento o toma de decisiones inadecuado
• Falta de cumplimiento, por no respetar ciertos requerimientos legales, ambientales o de calidad
• Operativos, que incluye diversas cuestiones: recursos humanos, errores en el call center, marketing, gestión, satisfacción del cliente, gestión de proveedores, pagos y cobranzas, inventario, seguridad informática, transporte o desastres naturales que puedan afectar la operación.

Dado que la preocupación por el riesgo es una tendencia global, buscar mitigarlo es cada vez más un requerimiento, no sólo un elemento de gestión deseable. Como mencioné en la nota sobre la ISO 9001-2015, esta nueva versión de la norma de gestión de calidad está enfocada a que las empresas consideren esta cuestión seriamente. En la sección 6 dice que la organización debe determinar los riesgos y oportunidades a tener en cuenta durante la gestión para lograr la rentabilidad y los objetivos de la organización, y debe implementar los cambios que sean necesarios para mitigar esos riesgos y aprovechar las oportunidades. La mayoría de las empresas que ya están certificadas no cumplen este requisito, por lo cual es importante empezar a pensar en cómo cumplirlo a partir del año que viene.

Los riesgos pueden evitarse, eliminarse su fuente, compartirse o tomarse. Es decisión de los directivos que alternativa es la más conveniente. No tomar una decisión es, en definitiva, elegir tomar los riesgos.

La alternativa más recomendable es tomar el toro por las astas y buscar una forma conveniente y adecuada para la empresa de gestionar los riesgos. Para ello los pasos principales a seguir son:

• Entender el contexto interno y externo de la empresa
• Definir la posición de la empresa frente al riesgo considerando sus costos y beneficios
• Determinar los riesgos y oportunidades
• Tomar acciones para evitarlos, reducirlos o aprovecharlos

Existen diversas herramientas que permiten gestionar los riesgos de forma ordenada y sistemática. Algunas de ellas son: las auditorías periódicas, el AMFE o análisis de fallas y sus efectos (utilizado para prevenir defectos en productos o servicios: implica identificar y priorizar las potenciales fallas y tomar acciones para reducirlas), la matriz de análisis de riesgo (incluye identificación de riesgos, su probabilidad de ocurrencia y las potenciales consecuencias) y el ORCA (definir objetivos, sus riesgos, determinar controles para evitarlos y alinearlo a toda la organización).

En las próximas notas ampliaré cómo funcionan estas herramientas. ¡Espero al menos hayas podido determinar tu nivel de tolerancia al riesgo! Si tenés alguna consulta podés contactarme o dejar un mensaje en el blog.

Luciana.paulise@bizorming.com.ar

Los requisitos genéricos son iguales, pero se agrega nueva terminología, como gestión de riesgo, innovación y liderazgo. Uno de los principales objetivos de esta actualización es conseguir una mayor adaptación con otras normas relativas a sistemas de gestión. No sólo se encuentra sometida a revisión la ISO 9001, sino que normas con semejante repercusión como la ISO 14001 presentarán también su nueva edición para 2015.

Los principales cambios son en las siguientes áreas:

• Contexto: Incluye análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), gestionar el entorno,  sus requisitos legales, las expectativas de los stakeholders,  análisis de las necesidades  del cliente y de la cadena de suministro. Se incorpora en este punto también considerar la innovación y la gestión del riesgo, los agregados claves de la reforma.
•  Liderazgo: en esta versión se reemplaza la “responsabilidad de la dirección” por el liderazgo. Lo que trata de denotar es que no sólo se debe asegurar el compromiso de los directivos, sino también que lideren y fomenten la mejora continua, la innovación y gestionar el riesgo.
• Planificación: reemplazaría al capítulo de realización del producto. Incluye identificar oportunidades y riesgos del producto, y planificar acciones para gestionarlo. La planificación debe incluir objetivos de calidad, los cuales deben transmitirse a TODOS los integrantes de la organización, no sólo a la gente de operaciones.
• Soporte: en lugar de Gestión de los Recursos. Incluye no sólo los recursos de la versión 2008, también hace hincapié en la gestión del conocimiento, el ambiente de trabajo, la ergonomía,  y los factores psicológicos y sociales. Trata en particular el objetivo de proveer a los empleados competencia en las actividades a realizarse en la empresa y concientización. Concientizar implica que el personal conozca los objetivos,  la política de calidad, los objetivos de calidad que afectan a su trabajo del día a día, y que todos y cada uno de ellos sepan y cumplan los requisitos de la norma. Y esta concientización o comunicación debe ser tanto interna  como externa, es decir que debe alcanzar a clientes, proveedores y demás actores externos, algo que ya incluyen la ISO 14000 de medio ambiente o la OHSAS de salud y seguridad en el trabajo, y que contribuye a la progresiva integración entre las normas vigentes. En el capítulo de Soporte también aparece otro cambio, respecto a los documentos. En lugar de hablar de diferenciar entre el control de los registros y el de los documentos, pasa a llamarse “Información documentada” a todos los documentos aprobados y controlados. Es decir que el control de registros y documentos debe hacerse por igual (en la actual 2008 hay más control sobre los registros).
• Operación: la planeación y el control operacional incorporan el control para los  procesos tercerizados. En este capítulo también se incluyen las necesidades del mercado real o potencial, es decir  relevar sus requerimientos tanto manifiestos como tácitos, que puede hacerse por ejemplo a través de matrices, el modelo de Kano u otras herramientas de calidad existentes. Otros puntos importantes son la revisión de contratos, los procesos de comunicación con el cliente, la planificación operativa,  identificación de los riesgos, el control de provisión externa (control de los procesos de los terceristas) y el desarrollo de bienes y servicios (se incorpora análisis de riesgos de falla potencial). La producción y prestación, y la liberación de bienes y servicios se mantienen prácticamente igual. En cuanto a los “productos no conformes”, haya sido o no liberado (haya o no llegado al cliente), se debe comprobar su conformidad  y tratar con gestión de riesgo.
• Evaluación de la performance: la sección de medición, análisis y mejora estaría dividida en dos, “Evaluación de la performance” y “Mejora”. La evaluación incluye el monitoreo, medición y análisis, auditoría interna y la revisión por la dirección.
•  Mejora: abarca las “No conformidades” y “Acciones correctivas”, eliminando las “acciones preventivas”. Se considera en esta nueva versión que la prevención debe estar en la planificación general. Las acciones correctivas deben ser apropiadas para subsanar las no conformidades que las originaron.

Si bien faltan un par de años para reemplazar a la 2008, a las empresas que ya tengan implementada la norma actual, se les darán 3 años más a partir de 2015 para actualizarse. Pero cuanto antes nos empecemos a concientizar de los cambios y busquemos implementarlos en nuestro día a día, la adaptación será progresiva y mucho más sencilla para todos.

Espero sirva este breve resumen, tanto para quienes conocen la norma como para quienes quieren incorporarla a su empresa, y hasta para quienes quieren al menos intentan incorporar las buenas prácticas que se mencionan.

Éxitos con tu PYME! Tus mensajes son bienvenidos tanto en el blog como a mi mail! Luciana@biztorming.com.ar