Por: Yanela Biancardi
La organización de un evento no sólo implica planificar cada detalle relacionado a la ambientación, el catering o el show. Nunca debe olvidarse que se trabaja con y para personas, cuya integridad se ubica por encima de cualquier fiesta o encuentro. Es por ello que el tema de la seguridad de todos ellos siempre debe ser contemplado minuciosamente y con tiempo, para que nada quede librado al azar. Así, las contingencias podrán ser manejadas profesionalmente y con el mínimo riesgo.
Cómo evitar robos
Desde YB Creación de Eventos recomendamos siempre optar por hoteles de 4 estrellas o más a la hora de elegir un espacio para un evento. Estos sitios cuentan con personal propio de seguridad y vigilancia, además de circuito cerrado de cámaras, lo cual minimiza las posibilidades de un hurto. Si indefectiblemente se produce, la logística propia del lugar dará paso a la rápida detección y detención del involucrado, en general sin que esto afecte la dinámica del encuentro que se está llevando a cabo –muchas veces los asistentes ni siquiera toman conocimiento del hecho-.
Si el lugar escogido para la fiesta o reunión no tiene trabajadores de seguridad, o por el contrario el cliente considera que quiere reforzar el sistema que le ofrecen, se puede recurrir a una agencia especializada. En este punto aconsejo acercarse a alguna firma con experiencia en eventos. También es recomendable pedir los currículos de los empleados de seguridad que van a estar designados, para no encontrarnos con sorpresas relacionadas a la imagen o prácticas de los contratados.
El personal de seguridad designado para nuestro evento debe conocer al detalle el plan de evacuación del edificio, así como también la ubicación de las cámaras y matafuegos y las salidas de emergencia.
Por otra parte, la acreditación previa evitará que desconocidos ingresen al encuentro.
Si se trata de un megaevento, puede pedirse la ayuda de la Policía local para que patrulle la entrada y/o los alrededores. En tanto, si alguno de los asistentes cuenta con seguridad personal, debe previamente coordinarse su accionar con los trabajadores contratados por la organización.
Otros riesgos
Un evento no solo puede sufrir un robo. Existen distintos factores que podrían afectar la integridad de invitados y empleados. Ellos son:
- La comida: Nadie está exento de sufrir una intoxicación con alimentos sobre los que ha fallado la cadena de frío, por ejemplo. Desde YB Creación de Eventos recomendamos siempre que el catering sea conocido y que el cliente no escatime en gastos en este punto. También es necesario que los mozos conozcan al detalle el contenido de cada plato o aperitivo servido. Es de suma importancia informar con antelación las ubicaciones de personas alérgicas, vegetarianas o celíacas.
- El equipamiento técnico: Es importante que se contrate a una empresa reconocida en el rubro, para evitar riesgos relacionados a la electricidad. Tampoco hay que olvidar la elegancia: cualquier persona puede tropezar y caer al intentar esquivar cables mal ubicados.
- Accidentes: Es necesario contratar un seguro por accidentes personales para todos los proveedores vinculados al evento. Además, los megaeventos deben contar con una ambulancia a disposición.
- El tiempo: Siempre debe tenerse en cuenta un Plan B por si el tiempo no nos acompaña, tanto en los eventos pensados al aire libre como en los cerrados –las calles podrían inundarse y los invitados y/o proveedores nunca llegar-.
- El tránsito: Si pensamos trasladar a los asistentes entre diferentes locaciones, hay que pensar en la posibilidad de que se produzca algún accidente de tránsito.
- Una manifestación contraria al evento: Ciertos eventos políticos o empresariales pueden verse afectados por marchas o manifestaciones contrarias a su ideología. Es importante tener esto en cuenta al momento de pensar en el lugar, día y hora del evento y en el personal de seguridad que trabajará, para evitar cualquier ataque a los clientes y/o asistentes que pueda empañar la reunión.
Algunos consejos para tomar conciencia y estar atento. ¡Te deseo una excelente semana!
Yanela Biancardi